Procédure d’utilisation des conventions simplifiées approuvées par le CNOM

Version mise à jour le 03/03/2026 – Application immédiate

🎯 Objectifs

Les conventions simplifiées approuvées par le CNOM nous offrent l’opportunité de maintenir des interactions appropriées et professionnelles avec nos clients. Pour garantir un cadre strict et conforme, leur utilisation doit désormais être davantage encadrée.

Traçabilité renforcée de chaque événement organisé
Suivi précis du nombre d’événements par convention
Suivi du nombre de participants et de leur identité par événement
Respect de nos obligations de transparence des avantages (site gouvernemental + plateforme IDAHE/CNOM)

👉 Ces règles s’appliquent avec effet immédiat.

⚠️ Mise à jour CNOM : la liste nominative doit être déposée sur le portail CNOM au plus tard la veille de l’événement. Pour être compliant, la liste CSV définitive doit être transmise au minimum 2 semaines (J-14) avant la date de l’atelier.

📌 Informations générales sur les conventions

Validité : du 17/09/2025 00:00 au 16/09/2026 00:00.
Cadre : conventions simplifiées en recommandations préapprouvées par le CNOM pour des événements répétitifs.
Emplacement SharePoint :
🔗 Accéder au dossier SharePoint
Merci d’utiliser exclusivement ces documents pour tout événement entrant dans ce cadre.

✅ Check-list « avant tout engagement »

Avant chaque atelier (les conventions de type staff sont suspendues), envoyer un courriel au manager (RBM/CCM/CBM) en précisant :

Nom de la convention utilisée et numéro d’enregistrement CNOM
Nombre d’invités pressentis (obligatoirement entre le min et le max prévus par l’agenda)
Date de l’interaction envisagée
Centre et service concernés
Budget moyen escompté (dans les limites CNOM) :
- Repas (déj/dîner) : 50 € TTC / personne max
- Staffs : suspendus (jusqu’à nouvel ordre)
- Accord RBM obligatoire avant tout engagement (réservation / invitation).
- Alignement strict Concur : les invités déclarés (noms) et les dates atelier/repas doivent correspondre à l’identique aux informations transmises.
- Délais : envoyer la liste CSV définitive au minimum J-14 avant l’atelier, afin de permettre la mise à jour de la base CNOM dans les temps.
- Dépôt CNOM : la liste nominative doit être déposée sur le portail CNOM au plus tard J-1 (la veille).

🛠️ Préparer l’e-mail automatiquement

📅 Check-list « le jour de l’événement »

Faire signer la liste d’émargement uniquement par les professionnels relevant du CNOM
⚠️ Pas d’interne, de docteur junior ni de paramédicaux.
Collecter lisiblement :
- Nom
- Prénom
- Hôpital/Clinique
- RPPS
- Signature

Vous pouvez joindre cette liste à votre note de frais, et renseigner le numéro de la convention du CNOM dans la case prévue à cet effet dans Concur.

⏳ Gestion des listes participants (J-14 à J-1)

J-14 (minimum) : transmettre à votre manager (avec accord RBM) la liste CSV définitive des participants pressentis (pièce jointe).
Conformité : la liste transmise doit correspondre strictement aux invités déclarés dans Concur et aux dates atelier/repas.
J-1 (minimum) : la liste nominative doit être déposée sur le portail du CNOM au plus tard la veille de la manifestation.
Changements tardifs : si une modification est nécessaire après J-14, contactez compliance avant tout engagement.
Format CSV : aucune modification non demandée n’est autorisée sur le fichier (caractères, format, couleur, ordre des colonnes).

Le fichier sera inséré sur la plateforme IDAHE pour validation par les médecins présents et pour garantir la transparence et la compliance.

🧰 Ouvrir le générateur CSV

✉️ Modèle d’e-mail au manager

Objet : Atelier – Convention CNOM

Bonjour [Prénom du manager],

Je souhaite organiser un atelier sous la convention 
« [NOM DE LA CONVENTION et NUMÉRO CNOM] ».

• Date : [JJ/MM/AAAA]
• Centre / Service : [Nom du centre] – [Service]
• Nb d’invités (approx.) : [X] (entre le min et le max de l’agenda)
• Budget moyen estimé : [XX] € TTC / pers
   → Plafond CNOM : 50 € TTC (repas)
• Liste CSV définitive : transmise au plus tard J-14 (après accord RBM)
• Dépôt CNOM : liste nominative déposée au plus tard J-1

Merci de ton retour et approbation.

📝 Trame d’émargement (à imprimer et conserver)

[NOM DE LA CONVENTION et NUMÉRO CNOM] – Date : [JJ/MM/AAAA]

Nom	Prénom	Hôpital / Clinique	RPPS	Signature

🧰 Outils utiles

Générateur CSV (en ligne) :
🧰 Ouvrir le générateur CSV

Produit automatiquement un fichier conforme (séparateur « ; », MAJUSCULES, ordre des colonnes).

Feuilles d’émargement :
⬇️ Word ⬇️ PDF

À imprimer, signer uniquement par les professionnels relevant du CNOM.

Emplacement SharePoint :
🔗 Ouvrir le dossier
Utilisez exclusivement ces documents.

🛠️ Générer l’e-mail pré-rempli

Sélectionnez un manager ou laissez « Par défaut » pour manager@cookmedical.com. La signature de votre logiciel mail s’ajoutera automatiquement.

📎 Rappel conformité

Chaque trimestre, le département compliance pourra transmettre les « écarts » par employé entre les noms soumis via Concur, les listes CSV transmises et ceux déposés sur le portail du CNOM. Respectez impérativement les délais J-14 (CSV définitive) et J-1 (dépôt CNOM).

En cas de doute (DR non inscrit CNOM, changement de dernière minute, incertitude sur le type d’événement), contactez compliance avant tout engagement.